Polisi Preifatrwydd Y Gymdeithas

Diweddarwyd Tachwedd 2018

Y mae’r polisi preifatrwydd hwn wedi ei lunio i gyd-fynd â Rheoliadau Cyffredinol Diogelu Data (GDPR) a Deddf Diogelu Data 2018. Y mae yn amlinellu manylion yr wybodaeth bersonol yr ydym yn ei gasglu am ein haelodau, ac eraill, ac yn egluro sut yr ydym yn cadw a phrosesu’r data hwnnw. Yr ydym hefyd yn amlinellu’r hawliau’r aelodau, ac eraill, ynglŷn ag unrhyw ddata personol yr ydych yn dewis ei rannu gyda’r Gymdeithas

Cyfrifoldebau

Pwyllgor Gwaith Cymdeithas Edward Llwyd sydd yn gyfrifol am;
1. Lunio’r Polisi hwn a,
1. Sicrhau fod swyddogion y Gymdeithas yn gweithredu yn unol â gofynion y Polisi a,
1. Adolygu a diweddaru’r Polisi fel bo’r angen ac o leiaf bob tair blynedd.

Egwyddorion

Y mae Polisi Data’r Gymdeithas yn seiliedig ar y canlynol;
- Ein bod yn casglu a chadw cyn lleied o ddata personol a phosib dim ond yr hyn sydd yn angenrheidiol i gynnal gwasanaeth i’r aelodau a gweithgareddau’r Gymdeithas.
- Dim ond defnyddio data er budd yr aelodau ac i hyrwyddo amcanion y Gymdeithas.
- O fewn rheswm, i ddiogelu’r data a gasglwyd
Sail Gyfreithiol y Polisi
- Yr ydym yn ystyried bod gan y Gymdeithas gontract gyda’r aelodau i gyflenwi gwybodaeth a chylchgronau’r Gymdeithas yn rhan hanfodol o’u haelodaeth. Yn ychwanegol, yr ydym yn ystyried bod y Gymdeithas yn derbyn caniatâd gan aelod i brosesu'r data personol y maent yn gynnwys ar y ffurflen aelodaeth i’r pwrpas o feithrin eu cysylltiad gyda’r Gymdeithas ac i hyrwyddo amcanion y Gymdeithas.
- Yr ydym yn ystyried bod y Gymdeithas yn derbyn caniatâd, i ddefnyddio manylion cysylltu ag arweinyddion teithiau maes, a gweithgareddau cyffelyb, pan maent yn gwirfoddoli i hybu amcanion y Gymdeithas.
- Yr ydym yn ystyried bod y Gymdeithas yn derbyn caniatâd gan yr unigolion sydd wedi mynegi diddordeb mewn derbyn Bwletin Llên Natur.

Y Data Personol yr ydym yn ei gasglu a’i gadw

Rhennir y data personol i bedwar dosbarth;
- Cedwir y cofnodion canlynol ynglŷn â’n haelodau:-
  Teitl ac enwau, dyddiad geni, cyfeiriad a chod post, rhifau ffôn, cyfeiriad e-bost (opsiynol), dull talu’r tanysgrifiad ac os dymunir i’r Gymdeithas drin y taliad fel Rhodd Cymorth.
  Yn achos aelodau sydd yn talu’r tanysgrifiad drwy ddebyd uniongyrchol cedwir y manylion bancio sydd yn angenrheidiol i sicrhau taliad drwy’r system BACS. Noder y dilëir manylion bancio, ar ffurf electronig, pan ddaw aelodaeth i ben.
- Cedwir y cofnodion canlynol ar gyfer arweinwyr teithiau maes:- teitl ac enw, manylion cysylltu gan gynnwys rhifau ffôn ac e-bost.
- Cedwir rhestr o gyfeiriadau e-bost unigolion sydd wedi mynegi diddordeb mewn derbyn copi o Fwletin Llên Natur.
- Cedwir bas data sylweddol am faterion yn ymwneud â byd natur a’r amgylchfyd ar Wefan Llên Natur. Mae’n bosib fod peth data personol cyfredol wedi ei gynnwys ochr yn ochr â’r data yma.

Sut yr ydym yn cadw’r data
- Ymae manylion aelodaeth yn cael eu cadw ar gyfrifiadur dan reolaeth yrYsgrifennydd Aelodaeth.
- Cedwir copïau gwreiddiol o’r ffurflenni aelodaeth(papur) gan yr Ysgrifennydd Aelodaeth.
- Cedwircopi o’r manylion aelodaeth ar gyfrifiadur dan reolaeth y Trysorydd
- Cedwir manylion am y trefnwyr teithiau argyfrifiaduron dan reolaeth y Trefnyddion Lleol.
- Cedwirrhestr e-bost Llên Natur ar gyfrifiadur dan reolaeth cydlynydd / golygydd LlênNatur
- Cedwir yr wybodaeth ar gyfer gwefan Llên Natur ar fasdata dan reolaeth cydlynydd / golygydd Llen Natur (gweler 4.4).
Sut yrydym yn diogelu a throsglwyddo data
- Y mae’r data yn cael ei gadw ar gyfrifiaduronpersonol, dim ond yr unigolion a awdurdodwyd (gweler adran 4) sydd â mynediadi’r ffeiliau hyn.
- Mae’r cofnodion ar bapur yn cael ei diogelu gan yrysgrifennydd aelodaeth (sut????)
- Nid ydym yn trosglwyddo data i eraill (ee marchnata)ac eithrio’r data sydd yn angenrheidiol i gyflawni gweithgareddau’r Gymdeithas;Yn benodol, dosbarthu’r Cylchlythyra’r Naturiaethwr a dosbarthu bwletinLlên Natur drwy e-bost.
- Os ydym yn trosglwyddo data i drydydd -bartïon yr ydymyn sicrhau eu bod yn cydymffurfio â rheolau diogelu data cyfredol, yn eiddiogelu, ac yn dileu'r data ar ôl ei ddefnyddio.
- Os bydd angen anfon data i drydydd parti mae’n cael eidrosglwyddo ar ffeil gaeedig fel atodyn i e-bost. Trosglwyddir y cyfrinair are-bost gwahanol neu ar y ffôn.

Noder fod y data a gyfeirir ato yn 3.2 ar gael yn gyhoeddus yn Y Cylchlythyr ac ar wefan y Gymdeithas. Y mae’r data a gyfeirir ato yn 3.4 ar gael yn gyhoeddus ar wefan Llên Natur.

Defnydd o’r data personol
- Prif ddefnydd o’r data yw ar gyfer postio copïau o’r Cylchlythyr a’r Naturiaethwr i’r aelodau ac ar gyfer sicrhau taliadau aelodaeth.
- Noder y bydd manylion ynglŷn â thaliadau BACS yn cael eu dileu yn syth os ydych yn dymuno peidio â bod yn aelod neu yn dymuno talu eich tal aelodaeth mewn modd gwahanol.
- Gellir defnyddio manylion cyswllt aelodau er mwyn rhoi gwybodaeth ynglŷn â gweithgareddau’r Gymdeithas ac yn achlysurol, i roi gwybod am ddigwyddiadau sefydliadau eraill a allai fod o ddiddordeb.
- Defnyddir rhestr e-bost Llên Natur ar gyfer gyrru bwletin Llên Natur i aelodau’r Gymdeithas ac i eraill sydd wedi mynegi diddordeb yn ei dderbyn.
- Yn achlysurol bydd y Gymdeithas yn defnyddio’r wybodaeth am yr aelodau a
  chyn-aelodau ar gyfer cynhyrchu ystadegau ynglŷn â datblygiad y Gymdeithas.

Beth yw eich hawliau ynglŷn â’r data personol
- Y mae gennych hawl i gael gwybodaeth ynglŷn â’r data personol y mae’r Gymdeithas yn ei gadw amdanoch. Noder, yn gyffredinol, mai dim ond y data yr ydych wedi cyflenwi ar y ffurflen aelodaeth sydd yn cael ei gadw.
- Y mae gennych hawl i ofyn i’r Gymdeithas ddileu unrhyw ddata personol yr ydym yn ei gadw amdanoch. Fe fyddwch yn derbyn cadarnhad fod y data wedi ei ddileu. Cedwir rhestr o bawb fydd yn gwneud cais o’r fath.

Noder mai'r Ysgrifennydd Aelodaeth sydd yn gyfrifol am weithredu 8.1 a 8.2. Gellir cysylltu â’r Ysgrifennydd Aelodaeth drwy ysgrifennu at y cyfeiriad yn Y Cylchlythyr neu drwy ddefnyddio ‘Cysylltu ‘ ac ‘Ymholiad Aelodaeth’ ar wefan y Gymdeithas.